Ouvrir une succession : quels documents préparer ?

Après un décès, il est important pour les héritiers de ne pas trop tarder avant de contacter le notaire de leur choix, pour procéder à l’ouverture du dossier de succession. En effet, d’un point de vue fiscal, les héritiers ne disposent que d’un délai de six mois à compter de la date du décès (1 an si le décès a eu lieu à l’étranger) pour déposer auprès des services fiscaux compétents, la déclaration de succession. À défaut, ils s’exposent au risque de devoir supporter des pénalités fiscales importantes puisque les services fiscaux pourront leur réclamer un intérêt de retard (actuellement fixé au taux mensuel de 0,20 %) mais également, des majorations pouvant aller jusqu’à 80 % en cas d’abus de droit, de manœuvres frauduleuses ou de dissimulation. Afin que le notaire puisse accompagner au mieux les héritiers dans le règlement de la succession, il est important que ces derniers lui transmettent, dès que possible, toutes les pièces et informations utiles à l’accomplissement de sa mission. Rappelons à ce titre que le notaire ne peut se saisir lui-même du règlement d’une succession et que c’est à partir des documents transmis et déclarations effectuées par les héritiers qu’il débutera le traitement du dossier.

Pour lui permettre de régler une succession, le notaire doit pouvoir répondre à deux questions majeures, qui sont les suivantes :

 

I/ QUI SONT LES HÉRITIERS ?

Il s’agit ici d’établir la « dévolution successorale » et permettre au notaire de dresser l’acte de notoriété. Cet acte identifie les héritiers et précise les proportions dans lesquelles chacun hérite, dans la succession. Pour permettre au Notaire d’établir cette dévolution et effectuer les vérifications nécessaires, les pièces suivantes, devront lui être communiquées :

a) Concernant le défunt

– Deux originaux de l’extrait d’acte de décès (cette pièce permettra notamment au notaire d’interroger le Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés)

– L’original du livret de famille (si le défunt avait contracté plusieurs unions, tous les livrets de famille sont à présenter au notaire)

– Le contrat de mariage et les modificatifs apportés au régime matrimonial

– La convention de PACS

– Le jugement de séparation de corps ou de divorce

– Le testament

– La donation entre époux

b) Concernant chaque héritier et le conjoint survivant

Un questionnaire d’état civil transmis préalablement par le notaire et complété par chacun des héritiers (document contenant les informations relatives à la situation familiale, profession, coordonnées téléphoniques, mail…)

– La copie recto-verso de la carte d’identité, du passeport ou de la carte de séjour

– Le cas échéant : copie du livret de famille, du contrat de mariage, de la convention de PACS ou du jugement de divorce

 

II/ Y-A-T-IL DES DROITS DE SUCCESSION À RÉGLER ET DANS L’AFFIRMATIVE À QUEL MONTANT S’ÉLÈVENT-ILS ?

Il appartient aux héritiers de remettre au notaire, l’ensemble des documents et informations qui permettront à ce dernier de se rapprocher de tous les établissements ou organismes avec lesquels le défunt pouvait avoir un lien, et ce, afin de récolter les informations nécessaires pour établir la « photographie » du patrimoine du défunt, à la date de son décès.

Il est ici important que les héritiers révèlent l’intégralité des éléments d’actif ou de passif du patrimoine du défunt dont ils ont connaissance, sans aucune omission. Rappelons à ce titre que la déclaration de succession ne doit pas se limiter aux seuls avoirs détenus sur le territoire national. Tous les biens mobiliers ou immobiliers que pouvait détenir le défunt à l’étranger doivent être portés à la connaissance du notaire et ce, afin que la déclaration de succession qu’il établira soit régulière et que les calculs relatifs aux droits de succession soient corrects.

La non-déclaration d’actifs situés à l’étranger est lourde de conséquences puisque l’administration fiscale n’hésitera pas dans ce cas, à appliquer, une majoration de 80 %.

Selon le pays étranger où seront localisés les avoirs du défunt, il pourra exister des conventions internationales conclues avec la France qui pourront permettre, parfois, d’éviter une double taxation.

Pour permettre au notaire d’accomplir sa mission, les pièces suivantes, devront lui être communiquées :

a) Pour la détermination de l’actif successoral

Concernant les biens immobiliers : les titres de propriété, au moins 2 évaluations écrites effectuées par un professionnel (agence immobilière, expert…). Le cas échéant : coordonnées du syndic, dernier appel de charges, règlement de copropriété, copie des baux, dernières quittances de loyers, coordonnées de l’Administrateur gérant la location. Les références de tous les comptes bancaires/livrets/ titres (personnels ou joints). À noter que si le défunt était marié sous le régime de la communauté, les comptes ouverts au nom de son conjoint doivent également être portés à la connaissance du notaire :

– Les contrats d’assurance vie (du défunt et de son conjoint)

– Les polices d’assurance du mobilier, des objets d’art et bijoux

– Coordonnées de la maison de retraite, le cas échéant

– Noms, adresses et références des Caisses de Retraite et Mutuelles

– Dernier bulletin de salaire et coordonnées de l’employeur, le cas échéant

– Les fonds de commerce (titre d’acquisition, évaluation par l’expert-comptable)

– La carte grise des véhicules et valeur argus

– Les statuts à jour des sociétés dans lesquelles le défunt possédait des parts sociales et les coordonnées du comptable

– La liste des ouvrages entraînant la perception de droits d’auteur

– La copie de la déclaration IFI

b) Pour la détermination du passif successoral

– Les derniers avis d’imposition (sur le revenu, l’IFI, taxe foncière, taxe d’habitation, contributions sociales)

– Facture des frais funéraires

– Emprunts (échéancier, coordonnées des banques)

– Les engagements de caution

– Les quittances d’eau, EDF-GDF, téléphone (et généralement toute facture non acquittée à la date du décès, et ce, même si réglée par la suite)

– Les loyers (si le défunt était locataire)

– Les charges de copropriété

– Les Aides sociales récupérables

– Les frais de dernière maladie

– Les pièces justificatives de toutes autres dettes du défunt

c) Divers

– La liste de toutes les donations consenties par le défunt (y compris celles consenties il y a plus de 15 ans) et copie des actes ou déclarations enregistrées

– Copie de la carte vitale

– Engagement Dutreil souscrit pour la transmission

– Copie des déclarations de succession et/ou donations recueillies par le défunt ou son conjoint (si les époux étaient mariés sous un régime de communauté)

– Si le défunt était veuf : copie de la déclaration de succession établie à la suite du décès de son conjoint.

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